北京精农公益基金会
财务管理制度
目 录
前 言
为了规范本基金会的财务工作，更好地发挥财务在基金会经营管理中的作用，参考《民间非营利组织会计制度》、《企业内部控制应用指引》、及其他相关法律法规，结合本基金会的实际情况，制定本制度。
本制度经北京精农公益基金会理事会审议通过，自印发之日起执行。由基金会财务部负责解释与修订。
1. 货币资金管理
1.1 总则
1.1.1 为了规范基金会对货币资金的内部控制，保证货币资金的安全，提高货币资金的使用效益，制定本规范。
1.1.2 货币资金管理应遵循专款专用的原则，尊重捐赠人的意愿；货币资金管理严格按照计划、量入为出，保证财务现金流可持续运转；且货币资金管理要保证资金的安全及资金使用情况的可复核性。
1.1.3 本规范所称货币资金，是指基金会所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。
1.2 现金管理
1.2.1 根据基金会的现金使用量及从银行提取现金的频率，规定现金库存余额不得超过 2万元。
1.2.2 现金的提取：提取库存现金前，出纳应填写“银行提现申请单”，并注明用途、金额，经财务经理签字批准。除特殊情况外，一次提取现金不得超过伍万元；
1.2.3 基金会用现金支付范围主要包括：
（1）开展公益活动必须的现金支出，包括支付给个人的资助金、慰问金等；
（2）出差人员必须随身携带的差旅费和参加会议、培训等按规定应交纳的费用；
（3）个人劳动报酬，包括聘用人员工资、补贴及其他劳务费用；
（4）向个人购买少量农副产品和其他物资支付的价款；
（5）结算起点 1,000 元以下的零星支出；
（6）确实应需要现金支付的其他支出，申请人需要递交申请并得到财务经理批准。
1.2.4 现金收付纪律：
（1）不符合现金支付范围的，不准用现金进行支付；
（2）基金会取得的现金收入必须及时入账，并及时解付银行，严禁“坐支”；
（3）不准私用公款，不准借用账户套用现金；
（4）不准保存账外款项，不准收付规定业务以外的现金；
（5）不准保存账外款项，不准收付规定业务以外的现金；
（6）库存现金余额不得超过伍万元，库存限额超过时，须及时送存银行；
（7）严格审查现金付款凭证及原始凭证是否符合报销规定，报销程序和审批手续是否正确、齐全，若发现凭证有伪造、涂改时，拒绝办理收付款手续，并及时报财务总监及财务经理予以追究；
（8）及时清理，正确记录现金收付业务。及时盘点现金库存，并与现金日记账目核对，做到日清月结、账款相符；出纳于每月末对现金进行盘点，由会计和财务经理负责监盘，编制《现金盘点表》。确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，做出处理。
1.3 银行存款管理
1.3.1基金会的银行账户开立，需要经过法人代表和秘书长同时批准。按照实际需要，可开立基本账户、外汇账户及一般账户。
1.3.2 基金会不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。
1.3.3 月末出纳负责核对银行对账单与银行账面金额，并编制《银行调节表》，由会计和财务经理负责审核。
1.4 银行票据及有关印章的管理
1.4.1 银行票据管理
（1）银行结算票据由出纳负责，按相关规定登记、领购、填制、保管、回收、缴销；
（2）专设银行结算票据登记簿，由出纳做好登记记录，严防空白票据遗失和被盗用。银行支票如发生丢失，有关责任人应及时向财务部及开户。如系空白票据所造成的损失，丢失人员负有赔偿责任；
（3）银行票据的作废，需做好记录，并加盖作废章。
1.4.2银行印鉴管理
（1）基金会对银行预留印鉴实行严格的管理，不得由一个人保管支付款项所需的全部印章；
（2）采用支票付款方式的，支票簿由出纳保管，财务专用章由财务经理保管，法人章由基金会领导人或其授权人保管；
（3）采用网上银行付款方式的，由秘书长和财务总监同时管理网上权限；
（4）网银付款由出纳准备，会计按照理事长或副理事长批准的付款申请，在网上进行付款支付审核。
1.5 备用金管理
1.5.1备用金是基金会内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。实行备用金管理，有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。
1.5.2 备用金的核算分为定额备用金和非定额备用金。
（1）定额备用金是用款部门因业务原因需要长期持有的备用金。用款部门需要根据日常零星开支的需要，事先核算备用金定额。有需要定额备用金部门需填制申请单说明原因，一次领出现金，报销时由财务根据审核后的报销凭证，用现金补足备用金定额。用款部门必须设立专人妥善保管定额备用金和相关凭证；
（2）非定额备用金是指满足临时性需要而暂付给有关部门和个人现金，经批准实报实销。申请人应当在完成业务后的一个月内将备用金与财务部门进行结清；
（3）备用金申请一般一次不超过 2 万元。申请时需注明用途和明细。如确因工作需要增加额度，须经理事长或副理事长批准；
（4）财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理；
（5）借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出催办通知后还不办理者，财务部可从该人员工资中抵扣；
（6）所有备用金必须在年底前结清。
2.收入管理
2.1 总则
2.1.1为了规范基金会对收入的内部控制，保证收入及时、准确、完整地入账，制定本规范。
2.1.2本规范所指的收入包括捐赠收入、会费收入、提供服务收入、政府补助收入、投资收益、商品销售收入等主要业务活动收入和其他收入等。
2.2 收入类型
2.2.1 基金会的收入主要包括：
（1）发起人以及其他境内外自愿捐赠收入；
（2）投资收入；
（3）其它合法收入。
2.2.2根据捐赠方对资金使用上的限制，收入被划分为限定性收入和非限定性收入。
2.3 收入确认
2.3.1 收入的确认遵循“权责发生制”的原则。
2.3.2 捐赠收入是指本基金会接受其他单位或者个人捐赠所取得的社会捐款收入。
2.3.3 对于无条件的捐赠或其他收入，在捐赠或其他收入收到时确认；对于附条件的捐赠或其他收入，在取得捐赠资产或其他资产控制权时确认。
2.3.4 捐赠收入按是否存在限定区分为非限定性收入和限定性收入进行核算。 如果资产提供者对资产的使用设置了时间限制或者（和）用途限制，则所确认的相关收入为限定性收入；除此之外的其它收入，为非限定收入。
2.3.5 因基金会正常的项目运作是有管理成本发生的，相关筹资人员对于限定项总则捐款收入，可与捐款方沟通管理成本的合理承担额。一般行政管理成本为该限定项目总捐款收入的5%～ 10%。
2.3.6 对于本基金会接受的劳务捐赠不予确认收入。
2.4 收入流程
现金或银行收款
2.4.1无论是通过银行还是现金方式，基金会在收到款项后，出纳应及时开具合规票据给付款人。
2.4.2 社会捐赠专用收据一式三联，包括付款人联、记账联、存根联。
2.4.3社会捐赠专用收据连续编号，按顺序使用。写错的收据，应注明“作废”，不得撕下。
2.4.4社会捐赠专用收据包括以下重要信息：是否限定、收入性质、金额、付款人信息、收款人签字、加盖财务章。收据信息应当填写准确、完整。
2.4.5财务经理于每月末审核收据的使用情况。并及时将支票、现金缴存银行入帐。
2.5 实物捐赠收入
2.5.1 收到捐赠实物后，捐赠方需要提供的证明文件。
2.5.2捐赠方出具实物捐赠函：注明捐赠品名、数量、估计价值、用途、联系人方式等。
2.5.3提供捐赠货物价值证明或原始单据。若无价值证明的，按市场的公允价值计价。
2.5.4 按价值证明，开具实物收据给捐赠单位或个人；
2.5.5根据实物收据验收后填写入库单并凭入库单入帐；另一份入库单交基金会财务部。
2.5.6捐赠实物出库，必须填制出库单，由收具单位盖章后销帐；另一份出库单交基金会财务部。
2.5.7财务部必须每半年盘存一次，核对帐物是否相符，如发现盘盈、盘亏，必须查明原因，列出清单，经秘书长批准后方可调整帐面。
2.5.8 捐赠专用票据的使用管理规范，具体请参考《北京精农公益基金会公益事业捐赠票据使用管理办法》。
2.6 收入核算
2.6.1 对所募集的捐赠收入实行统一管理，分类核算的办法进行管理。
2.6.2接受定向捐赠收入，可依据捐赠人汇款和提供的信息进行记录，也可与捐赠人签订捐赠协议或者要求捐赠人提供捐赠函等信息，来确认定向捐款收入。
2.6.3 限定性资产转为非限定资产的条件。
2.6.4期末，将限定性收入和非限定收入余额分别转入限定性净资产和非限定性净资产。
2.6.5如果限定性净资产的限制已经解除，应当对净资产进行重新分类，将限定性净资产转为非限定性净资产。
2.6.6 当存在下列情况之一时，可以认为限定性净资产的限制已经解除：
（1）所限定净资产的限制时间已经到期；
（2）所限定净资产规定的用途已经实现(或者总则已经达到)；
（3）资产提供者或者国家有关法律行政法规撤销了所设置的限制。
2.6.7 如果限定性净资产受到两项或两项以上的限制，应当在最后一项限制解除时，才能认为该项限定性净资产的限制已经解除。
2.6.8 财务部一般每季度清查限定性资产的使用状况，并根据实际情况进行结转。
2.7 投资收益
2.7.1 需按照合法、安全、有效的原则实现基金的保值、增值。
2.7.2 需要经过理事会批准的投资事项为：年度投资计划；单笔超过人民币伍拾万元的投资行为；其他理事会认为重大的投资活动。
2.7.3 投资收入在投资收益科目里进行单独核算。
3.支出管理
3.1 总则
3.1.1为了规范基金会对支出的内部控制，统一各项支出的报销要求、保证支出的有效、及时、准确，制定本规范。
3.1.2 本规范将包括如下内容：支出基本要求、支出类型、支出细则、支付程序、支出审批权限。
3.2 支出基本要求
3.2.1 费用报销需符合基金会财务制度和其他相关管理制度。
3.2.2 费用报销的时间：除办公室相关费用、差旅费、项目支出及其他特别紧急的业务支出可以按需提前申请办理报销手续外，其他费用在每月 15 日前办理相关签批手续并递交付款申请单到财务部或者当地报销复核人，如遇节假日顺延；一般于每月 22 日前集中到财务中心。每月末统一报销。
3.2.3 付款申请单的填写，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将项目号、事由、金额（金额必须一致且不允许涂改）等要素填写齐全，在报销凭证上签署自己的名字，并按审批权限得到上级的批准；要求报销凭证相关签字手续齐全，符合规定的审批流程；
3.2.4 和项目有关的费用，请填写项目号和项目名称，请在项目开始前即向财务部申请。财务部开启项目号后，即通知所有员工；和项目无关的费用，无需填写项目号。请在报销单右上角勾选是否与项目相关。
3.2.5 要求提供合法的发票或票证（税务机关认可），发票或票证各项目要填写正确、齐全，印章清晰可辨，发票台头须填写付款机构的全称“北京精农公益基金会”；员工有责任将报销款及时足额支付给第三方。如因特殊原因无法得到发票（如偏僻乡村等），且金额不构成重大的（一般在1,000 元以下的），须附上有关收据，并说明原因，收款方签字和联系方式，以及财务经理批准。
3.3 支出类型
基金会的日常支出包括办公用品及低值易耗品采购、工资及办公室支出、手机费、市内交通费、差旅费、工作餐费、业务招待费、固定资产、项目支出、其他支出等等。
3.4 支出细则
3.4.1 办公用品、低值易耗品。
3.4.2 应由综合管理办公室或者行政人员负责，实报实销; 初次采购，应多方比价后，挑选出最佳供应商。与最佳供应商建立长期的合作关系之后，可省去多方比价的手续。
3.4.3 工资及办公室支出。
3.4.4 办公室定额支出指房租、水电气、座机费等等。工资及办公室定额支出，须经按权限经审批人确认，例如聘用合同、房租合同等。
3.4.5 手机费：按照级别和实际工作日不超过上限报销：因业务需要，特殊情况超支较多的，须经理事长或副理事长特批后予以报销。
3.4.6 市内交通费：按级别和实际工作日不超过上限报销：因业务需要，特殊情况超支较多的，须经理事长或副理事长特批后予以报销。
3.4.7 差旅费：出差需事先填写“出差申请单”，并按照审批权限表得到合适的批准。如需申请备用金的，请提前 2 个工作日递交财务部。差旅费报销原则上应在出差结束后一个月内报销，预借差旅费原则上在出差结束后一个月内冲账。
（1）机票：为经济舱标准 （如遇火车报销软卧车票），由行政人员根据按权限批准过的“出差申请单”统一预订出票；
（2）酒店：三星级以下（含三星级）经济型酒店。需提供酒店清单和发票；
（3）交通费：因公活动实报实销，发票上请注明事由和来回地点。出发地去机场或火车站的车费可按实报销；
（4）其它费用：如因公发生的酒店上网费，实报实销；
3.4.8 工作餐费：因团队工作需要的工作餐费用，须注明参加人员。一般不超过 30 元/人/餐。特殊情况超过 30元/人/餐的，需事先得到理事长或副理事长批准。
3.4.9 业务招待费用：须注明被招待人员单位，姓名，地点，事由。一般不超过 50 元/人/次。超过 50 元/人/次的，需事先得到理事长或副理事长批准。
3.4.10 固定资产
（1）本规定所指的固定资产是指使用期限超过一年，并且单位价值在 2,000 元（含 2,000 元）以上的房屋建筑物、机器设备、运输工具，以及其他有关的设备、工具等；
（2）固定资产的购置及相关登记手续，由行政部统一管理；
（3）对于预算内固定资产的采购，由使用部门上报申请，行政部汇总，并按相关权限审批后方可采购；
（4）财务部门须配合行政部，定期或不定期地对基金会的固定资产进行实地盘点，每半年至少盘点一次，做到账实相符。每次盘点结束，由行政部门提交统计清单并对盘盈、盘亏的固定资产查明原因，报理事长或副理事长批准后，财务部进行相应处理；
（5）基金会不再需要或不能使用的固定资产，由行政部提交申请，报财务部审核后，并报批理事长或副理事长，进行有偿转让或报废，同时报批单转交财务部门进行账务处理。
3.4.11 项目支出
对于项目支出，申请人需提交支持性文件，包括但不限于批准的立项申请书、三方报价、协议或合同，项目报告，验收单等，按照审批权限进行批准后，到财务办理请款或报销手续。
3.4.12 其他支出对于上述没有提及的其他报销，按照相关审批流程办理手续，并按实事求是的原则据实报销。
3.5 支付一般程序
3.5.1 支付申请：有关部门或个人申请付款时，应提前向审批人提交付款申请单，注明款项的用途、金额、支付方式等内容，有相关合同、协议、文件或证明材料的要一并附上。
3.5.2 支付审批：审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的付款申请，审批人应拒绝批准。
3.5.3 支付审核：财务部人员按照审核权限负责对批准后的付款申请单进行审核，审核付款申请单的批准范围、权限、程序是否正确，是否符合预算管理，相关原始单据是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后，交由出纳办理支付手续。
3.5.4 办理支付：出纳应当根据复核无误的付款申请单，按规定办理支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。
3.6 支出审批权限
3.6.1 理事长或副理事长审批额度为每笔金额在人民币 1,0000 元以内（含 10,000 元）的行政支出。每笔金额在人民币100,000 元以内（含 100,000 元）的项目支出。
3.6.2 理事长或副理事长审批人民币 100,000~1,000,000 元的支出（含 1,000,000)。超过,1,000,000 元的付款报理事会审批。
3.6.3 审批职位空缺时，由上一级别审批人审批空缺职位的事宜。
3.6.4每一级别的审批需得到上一级别审批人的批准后进行。理事长的费用报销由副理事长审批。部门负责人的报销需经秘书长审批。
3.6.5 如遇有关审批权限人员出差在外，可由邮件批复。审批人也可以授权其他人员代行审批职责，被授权人员的权限应该以书面形式确定。
3.7 财务部审核权限
3.7.1 财务部会计初审所有申请单据批准范围、权限、程序是否正确，相关原始单据是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等
3.7.2 财务经理根据预算和财务规范, 审核每笔金额在人民币 10,000 元之内（含 50,000 元）的支出。审核结束后报秘书长审批。
3.7.3 财务总监根据预算和财务规范,审核每笔金额在人民币 10,000 元之上的支出。审核结束后报秘书长审批。
3.7.4 出纳在接到所有审批结束后的付款申请，需要再复核相关负责人的审批签字手续是否齐全，相关原始单据是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等后，进行支付。
3.7.5 财务部审核过程中如有异议，按批准执行。
4. 项目资金管理
4.1 总则
4.1.1 为了加强基金会对项目资金的使用和管理，根据基金会项目管理制度，制定本规范。
4.1.2 项目资金的管理和使用，必须符合国家有关财政、财务制度和本规定，专款专用，任何机构和个人不得截留、挤占和挪用。
4.2项目资助的原则
4.2.1 凡本基金会会资助的项目，接受资助方，即受资助机构须严格履行本基金会的申报程序，并接受本基金会的各项管理规定；具体的资金管理详见“北京精农公益基金会关于项目资金的管理规定”
4.2.2 受资助机构须对资助项目独立建帐或在机构帐目中设立单独的明细帐，独立核算，专款专用，并主动配合本基金会财务人员或者委派的第三方机构进行审计。如出现违背资金使用规定的情况,本基金会随时有权减少、停止或收回资助的资金，并追究违约一方的责任。
4.3项目立项中资金预算审核
4.3.1项目立项时需有项目预算。项目预算是项目管理工具和系统方法，用来合理规划、配置组织。
4.3.2项目预算的作用：
（1）反映项目对资金的需求；
（2）监控项目目标和实施进度；
（3）有助于控制开支；
（4）预测机构现金流量及收支情况；
（5）为有效运用资金提供决策依据。
4.3.3 项目预算的原则：
（1）符合当地法规的要求；
（2）把更多的资源用于项目受益群体；
（3）合理、精准预计项目工作量，用有限的资源服务于更多的项目受益群体；
（4）费用标准控制得当，实事求是，节约高效为基础，成本效益是需要考虑的因素；
（5）项目资金预算与项目实施过程中的计划内容相配比，与项目进展相匹配；
（6）严格控制行政费；
（7）对出现财务问题的受资助机构的项目预算给予更加严格的审核；
（8）对项目预算的合理性做全面的比较分析，如同类项目、以往项目、同地区物价水平等，必要时可以寻求第三方意见。
4.3.4 项目预算内容：
（1）项目预算必须写明计算依据、标准、数量、单位、付款进度等各项要素；
（2）项目实施的各种费用预算应与活动/产出相对应并详细填列；
（3）明确体现用于项目实施的各种不同来源的收入，从基金会获得的资助应当区别于从其他来源获得的资助；
（4）明确体现项目产生的效益和处理方向；
（5）财务部立项审核要点：主要为检察项目是否存在计算错误，是否符合年度预算，是否符合资金管理规定和财务制度等。但项目官员和项目领域负责人首先有责任协助受资助机构制定合理的、适当的预算并进行有效的审核工作。
4.4 协议签署中的财务审核
4.4.1 对批准的项目，在实施前，基金会应和受资助机构签署《资助协议书》，受资助机构同时提交双方确认的《项目计划书》和项目预算。北京精农公益基金会按协议和项目实际进展情况，分批向受资助机构拨付项目资金, 最后一批资金一般按项目大小和机构的规模提取项目总额 的5%-20%，在项目结束后，由基金会验收合格后方可予以支付 。受资助机构收到基金会汇款后 20 个工作日内须提供正规发票。项目合作方应按照协议的有关规定，落实配套资金及其他配套条件，并严格执行项目资金预算。《资助协议书》应包含受资助机构详细银行账户信息（包括开户名称、开户行和银行账号）供基金会留档和支付。
4.4.2 由本基金会项目部直接执行的公益项目，涉及采购的物资，需进行三家供应商以上比价，以适用、节约、合理为原则，权衡质量、性能、价格、需求等因素后优选购买。同时需准备采购合同书。一般选择银行转帐结算方式进行购买。
4.4.3 财务部在协议签订前的审核要点：主要为检察受资助机构的银行账户信息是否齐全，金额是否与预算一致，付款方式和余款处理是否符合资金管理规定等。
4.4.4 审核批准后，申请方须与本基金会签定具有法律效力的资助协议书或采购合同。资助协议书、采购合同文本需要在财务部存档。
4.5 项目财务监测
4.5.1 资助项目实施后，项目部对项目实施情况和财务情况负有随时监控的职责。对严重违反资金管理规定的资助项目，根据《基金会管理办法》及本基金会章程的有关规定，须及时采取必要措施，以免造成不良影响。
4.5.2 项目实施过程中，受资助机构在必要情况下可以对项目预算进行修改，但应符合以下程序及原则：
（1）如因项目所处社会环境、自然环境等客观因素，项目建议书的调整或客观需要，受资助机构可申请预算调整；
（2）预算调整必须是针对尚未实施的项目活动或内容，基金会可基于项目监测和实施状况对项目预算的调整提出原则性建议；
（3）预算调整应当参照已批准的项目计划书中的预算进行调整，项目计划书中“项目产出与预算逻辑表”中单项活动的预算调整超过 20,000 元或者 10% (选取价低的)，必须事先向基金会提出书面申请，获得基金会书面认可后方生效；
（4）预算变更过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费和人员费用。
4.5.3 除首次付款外，基金会原则上应当根据受资助机构所提交上一阶段《项目实施进展报告》和项目财务支出明细，进行项目财务监测。
4.5.4 项目财务监测由基金会项目人员主要负责，内审必要时予以协助或者抽查。
4.5.5 项目财务监测应当依据但不限于：项目计划书，项目资助与合作协议、受资助机构提供的《项目实施进展报告》、项目财务支出明细、原始凭证等。
4.5.6 项目财务监测方式为：基金会项目人员或者委派第三方审计机构前往受资助机构办公所在地，查阅基金会所资助项总则财务原始记账凭证等文件，对项目资金使用情况和财务状况进行全面的检查。
4.5.7 项目财务监测要点为原始票据是否真实有效，是否经过合适的审批，支出类项是否在本项目范畴内，支出金额和种类是否与原计划预算相符合，支出时间是否与原计划相符合，帐务处理是否符合财务规范等。
4.5.8 根据项目财务监测的情况，基金会项目人员或者聘请的第三方应当起草《项目财务监测报告》，对项目实施财务状况进行描述、分析和建议。《项目财务监测报告》经项目部总监确认后发送受资助机构。
4.5.9 受资助机构应对基金会的《项目财务监测报告》中提出的问题、意见及建议以书面方式进行回应，经双方协商达成共识，对需解决的问题予以解决后，方可进行下阶段付款。
4.5.10 《项目财务监测报告》所提出意见或建议符合项目资助与合作协议中暂停或终止项目条件的，或受资助机构未能针对基金会财务检查报告中所提出的意见和建议做出有效回应的，或合作双方未就此达成有效共识，基金会将暂停拨款。
4.5.11 受资助机构应积极配合基金会所开展的财务检查程序，安排专门的项目及财务人员配合基金会财务检查工作，提交财务检查所需各项资料和票据。
4.5.12 项目完成之后，受资助机构应当依据项目资助协议中的相关条款进行项目财务决算。项目人员和项目财务官员需对项目财务决算进行最终项目财务监测。
4.6 项目决算
4.6.1 资助项目完成后，接受资助方须及时做出项目经费的决算报告,提交本基金会项目部审核。如有必要，本基金会有权进行委托第三方审计。
4.6.2 预算、决算不符的项目，应做出书面差异分析。如有结余,应按投入比例如数退还本基金会;如有超支，原则上由接受资助方自负。
4.6.3 如因项目完成质量明显未达到预期标准，本基金会提出须进一步修改完善的,其费用由接受资助方承担，本基金会无义务追加预算外资助。
4.6.4 对个别原因预算不足而需追加资助的项目，视效益前景的好坏，由本基金会项目部通过财务部报请秘书处讨论决定后酌情处理。
5. 预算管理
5.1 总则
5.1.1为了规范基金会对预算管理的内部控制，制定本规范。
5.1.2本规范所指的预算是指基金会年度预算，项目预算请参见项目资金管理章节。
5.1.3基金会实行全面预算管理，所有的收支必须纳入预算编制。
5.1.4预算管理体系主要包括预算准备、预算编制、预算执行、预算调整与分析、部门决算、预算考核与绩效评估等环节，并为下一次预算的制定提供宝贵经验。
5.2 基金会年度预算的目标和原则
5.2.1 年度预算需要实现如下目标：
（1）要清晰地反映出基金会的战略定位及其所明确的目标；
（2）通过预算能反应实现目标的具体途径；
（3）能搭建与预算融为一体的有效的绩效评估体系。
5.2.2 预算要做到收支平衡和对相关政策的妥善处理。
5.2.3 预算编制应遵循的原则：遵循合法性原则、可行性原则、科学客观性原则、完整统一原则、真实有据原则、衡工量值原则、勤俭务实原则、分级预算原则、上下结合原则。
5.2.4 基金会年度预算参考《基金会年度预算准则》和具体规定。秘书长预算办公室须在每一财政年度内开始安排准备下一财政年度的收支预算建议，并可在年中修正一次。
5.3 预算编制的流程：
5.3.1 根据基金会的战略规划和目标确定当年的工作规划；
5.3.2 召开秘书处各部门预算讨论会，各部门确定年度工作计划；
5.3.3 各部门预算组根据年度工作计划进行预算编制工作，并报秘书长预算办公室。秘书长预算办公室由秘书长领导，财务部门为秘书长预算办公室的常设部门，由其负责预算相关事项的日常处理和预算的整理、汇总、编制；
5.3.4 秘书长预算办公室负责统筹“基金会年度预算”的编制并审核部门预算；提出改进意见；
5.3.5 各部门预算组根据秘书长预算办公室意见进行预算修改，并报秘书长预算办公室；
5.3.6 秘书长预算办公室通过后报执行委员会。执行委员会指导并预审秘书处的“基金会年度预算”编制；
5.3.7 根据执行委员会意见修改后上报理事会预算委员会；以预算专项会议的形式审议或审查各项预算事项，听取预算实施结果的分析汇报。
5.3.8 理事会预算委员会批准后报理事会投票表决，批准后予以执行。
5.4 预算执行和调整
5.4.1 各部门须严格执行批准后的财务预算，严格控制无预算的资金支出。预算一经确定，原则上不予调整。
5.4.2 在各部门执行预算过程中，如确需调整预算细目，且未超过部门年度预算总额的 10%以下的，须事前由部门负责人向财务总监及财务经理提出书面申请，申请获批后，方可调整预算。
5.4.3 如预算调整金额已超过部门年度预算总额的 10%以上的，需事前由部门负责人向秘书长提出书面申请，申请获批后，方可调整预算。
5.4.4 如预算调整金额已超过基金会年度预算总额 10%以上的，须事前由秘书处上报理事会重新审批，审批通过后，方可调整预算。
5.4.5 财务部每月编制“预算执行情况表”，反馈给各部门和秘书长预算办公室。
5.5 预算考核
5.5.1 确定预算考核指标：根据基金会的实际情况，由理事会预算委员会主导确定预算关键考核指标，如：收入及支出与预算的差异百分比及预计目标的实现情况等。
5.5.2 进行预算考核：每年1月初，基金会各部门负责人需编制本部门的年度预算执行报告，并提交财务部进行检查并汇总。
5.5.3 财务部门对基金会各部门年度执行报告进行审核，并参考预算考核标准对各部门预算的执行情况考核，形成预算考核报告提交秘书长进行审核。
5.5.4 秘书长对基金会各部门预算考核结果进行汇总并提交汇总的预算考核报告至 理事会预算委员会进行审批。
5.5.5理事会预算委员会审批通过基金会预算考核报告交由执行委员会发布考核结果。
6. 帐务处理和财务报告
6.1 总则
为了规范基金会的财务报告编制，保证基金会的经营状况能够通过财务报告及时、准确、完整地反映，制定本规范。
6.2 会计制度
基金会按照《民间非营利组织会计制度》编制财务报表。
6.3 记账基础
基金会按照权责发生制编制财务报表。
6.4 会计年度
基金会的会计年度为每年1月1日至12月31日。
6.5 结账日
财务的结账日为每月最后一天。
6.6 记账货币
6.6.1 本基金会采用人民币为记账本位币。
6.6.2 涉及到外币的，可根据发生外币(指记账本位币以外的货币)业务时，外币金额按业务发生当月月初的市场汇价中间价(以下简称“市场汇价”)折算为人民币入账。外币账户的期末外币余额按期末市场汇价折算为人民币。外币汇兑损益计入当期的财务费用。
6.7 帐务处理原则和会计政策
6.7.1 基金会遵循谨慎原则，合理核算可能发生的损失和费用，并坚持费用配比原则，保证基金会利益不受侵害。
6.7.2 基金会会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，符合会计制度的规定。
6.7.3 用以支付各种款项的原始凭证必须为原件，复印件不得作为原始凭证，如遇特殊情况须经财务经理批准。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由财务经理审核签字后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的且金额不超过 1,000 元的，如欠发达地区采购物品等情况下，由当事人写出详细情况，提供收款人签字和联系方式，由财务经理审核签字后，代作原始凭证。对丢失原始凭证的责任人，扣除凭证票面金额10%再进行报销处理。
（1）固定资产主要分电脑硬件、办公设备、办公家具、装修四大类；
（2）计提折旧方法：在预计使用年限内按直线法计提折旧；
（3）计提折旧的基数：固定资产初始计量的基本原则是采用实际成本原则，即固定资产按取得时的实际成本入账，固定资产的实际成本包括买价、包装费、运输费、交纳的有关税金等相关费用，以及为使固定资产达到预定可使用状态前所必要的支出；
（4）固定资产的净残值：现有固定资产估计残值率为 5%；
（5）计提折旧年限：一般物品的折旧年限为 3 年；折旧额应按月计提；
当月增加的固定资产，当月不计提折旧，从下月起计提折旧，当月减少的固定资产，当月照提折旧，从下月起不提折旧；
（6）提足折旧但仍然继续使用的固定资产和提前报废的固定资产均不再提取折旧。
6.7.5 财务部门需对无形资产建立台账，制定折旧政策：
（1）无形资产按取得时的实际成本计量。购入的无形资产，其实际成本按实际支付的价款确定。
（2）从受赠资产转入的无形资产，按受赠资产的账面价值作为实际成本。
（3）无形资产自取得当月起在预计使用年限内分期平均摊销，计入损益。
（4）如预计使用年限超过了相关合同规定的受益年限或法律规定的有效年限，则摊销期限为受益年限和有效年限两者之中较短者。
（5）如合同没有规定受益年限，法律也没有规定有效年限的，摊销年限不超过 10 年。各项无形资产的摊销年限分别为：
类别 | 摊销年限 | 摊销比例 |
商标 | 10年 | 10% |
软件 | 5年 | 20% |
6.7.6 财务报告内容和提交日
（1）财务部应根据账簿记录按时编制财务报告。财务报告包括会计报表、财务管理报表及专项财务报告、财务公告；
（2）会计报表包括：
A. 资产负债表；
B. 业务活动表；
C. 现金流量表；
D. 会计报表须有编制人、审核人签名或盖章；
E. 财务部于每月 10 号之前提交上月的资产负债表和业务活动表。于年末提交全年的现金流量表。
（3）财务管理报表包括但不限于：
A. 预算执行情况表；
B. 收入统计表；
C. 项目支出统计表；
D. 资产负债类科目明细表；
E. 秘书处各部门支出台账；
7. 财务档案管理
7.1 总则
第一条 为了规范本基金会会计档案的管理行为，加强会计档案管理工作，有效地保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等相关法律规定，特制定本办法。
第二条 本办法所称的会计档案是指本基金会进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 本基金会的档案部门和财务部门共同负责会计档案的指导，监督和检查工作。会计档案的具体管理工作由财务部门指定专门人员负责，专门地点保管，且保管地点应具备防盗、防火、防渍、防有害生物等的必要设施。
7.2档案的归档和整理
第四条 会计档案的归档范围：
（一）会计凭证。包括自制的和外来的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表等；
（二）会计账簿。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告。包括季度、年度会计报表及会计报表附注和财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告；
（四）其他资料。其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第五条 会计年度终了后，应当将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案当根据会计档案材料的连续性，分门别类地组成各种类型的案卷，将各卷按顺序编号。
（一）会计凭证。
（1）每月月末将装订成册的会计凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份；
（2）会计凭证整理好以后，统一按照记账凭证编号逐月逐年排列并编写案卷编号；
（3）每年会计凭证整理好以后，统一编制案卷目录；
（4）根据凭证的多少，分散装订，做到项目齐全完整、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查询利用方便。
（二）会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。
（三）会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
第六条 本基金会可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第七条 同时满足下列条件的，本基金会内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改、人为破坏的影响；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第八条 满足本办法第七条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
7.4档案的保管
第九条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管。
第十条 会计档案保管期限分为永久和定期类。会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
第十一条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
第十二条 财务部门在办理会计档案移交手续时，应当编制会计档案移交清册，并且按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
第十三条 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装，电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式要符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
第十四条 本基金会应当严格按照相关制度利用会计档案，经本基金会秘书长的批准，可以查阅、复制、借出会计档案，但是应严格履行登记手续，严禁篡改和损害。
第十五条 查阅、摘抄、复印档案须由本基金会档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到：严格遵守保密纪律，不得擅自向他人传播档案內容，不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。
第十六条 本基金会保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的完整，并在规定时间内归还。
7.5档案的鉴定与销毁
第十七条 本基金会应当定期对已经到保管期限的会计档案进行鉴定，若需要继续保存的会计档案，则需要重新划定保管期限，对保管期限届满，确属没有保存价值的会计档案，可以销毁。
第十八条 对于会计档案的鉴定工作应当由档案部门牵头，组织本基金会的财务部门、审计部门等机构或人员共同进行。
第十九条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；
（二）秘书长、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见；
（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
8.会计电算化管理办法
8.1 本基金会的电算化软件操作人员必须以真实姓名登记，并严格按所分配权限进行操作，任何人不得以他人名字进行操作。软件操作人员要对所分配权限设置操作密码以妥当方式保存，注意严格保密。操作人员离机时，应按程序要求安全退出会计软件，以防他人越权操作。操作人员必须严格按规定步骤开、关计算机和进、出软件系统。
8.2 用于会计电算化的计算机实行专机专用，禁止无关人员使用；要安装防病毒软件，并经常进行软件更新；必须定期对软盘、 硬盘进行病毒检测；禁止使用来历不明的软盘。利用系统提供的备份功能定期进行数据备份。备份完成后应进行检查确认，以防介质存储溢出或错误；会计人员对会计电算化数据应做双重备份。财务办公室要注意防火、防潮、防磁、防盗，下班时关闭所有设备和电源。
8.3 会计电算化记账凭证制单完成后应按期及时打印输出，打印的记账凭证上应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、 财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。
各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印，装订成册存档。发现已打印的纸质会计档案有缺损时，必须补充打印。每月结束后15日内、年度结束后30日内，财务人员应将打印的记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册，由财务部门负责人、审核人员和装订人员签名或盖章，存档妥善保管。
9. 附 则
9.1本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按有关规定执行。
9.2本制度经北京精农公益基金会理事会审议通过，自印发之日起执行，
9.3本制度由基金会财务部负责解释、修订。