北京精农公益基金会

专项基金财务管理办法

为规范北京精农公益基金会（以下简称：基金会）专项基金、公益项目的管理，维护捐赠人、受益人及基金会的合法权益，根据《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》《关于规范基金会行为的若干规定（试行）》《北京精农公益基金会章程》《北京精农公益基金会财务管理办法》等有关规章制度制定本办法。

一、总则

（一）专项基金的使用方向或直接用途符合基金会的宗旨和业务活动范围。

（二）专项基金的财务管理及会计核算由基金会负责。

（三）专项基金不单独设立银行账户，在基金会总账下设立明细分类账，单独核算每支专项基金的捐赠收入、公益支出及基金余额。

（四）专项基金管理委员会（以下简称：管委会）负责专项基金的运作。管委会一经成立，应委派或授权专人负责专项基金的财务工作，并将委派书或授权书以及被委托人的身份证复印件、会计资格证复印件报送基金会备案。

（五）专项基金实行预算管理。捐赠支出、项目活动支出按项目需求申报预算，项目运行费用按季度申报预算。

二、专项基金的来源及手续

（六）专项基金的财产来源于自然人、法人或其他组织的自愿捐赠，但所捐赠的财产必须是其有权处置的合法财产。

（七）完成捐赠协议签订并捐款到账后（捐物验收后），由基金会开具财政部监制的公益事业捐赠统一票据。

（八）接受的捐赠不能返回（除非违反捐赠协议的约定）给捐赠人。要规避捐赠方先捐赠、后返回，骗取税收优惠的行为发生。

（九）捐赠行为一旦发生，其捐赠财产的所有权同时由捐赠人转移至向基金会，捐赠人不再拥有捐赠财产的所有权。但基金会应当严格按照捐赠协议约定的使用方向使用。

三、专项基金的使用

（十）专项基金应在充分尊重捐赠者意愿的基础上，按照双方对捐赠财产的约定，用于资助符合专项基金宗旨与活动范围的慈善、公益事业。捐赠财产的使用情况，应及时向社会公示，并向捐赠方反馈，随时接受捐赠方和社会公众的查询。

（十一）专项基金每年用于从事公益、慈善事业的支出，原则上不得低上一年捐赠总额的 80%（与基金会有另行约定的除外），首年按捐赠协议规定执行。上一年捐赠总额特别巨大的，支出比例可酌情与基金会协商确定。

所有支出的审批流程与权限，依照《北京精农公益基金会财务管理办法》有关规定执行。

（十二）直接用于受益方的款物，由受益方向专项基金管委会提出资助申请，并提交《项目报告》等相关资料：

1.个人申请资助的需提交：《资助申请表》，当地县级以上政府的证明文件、市级及市级以上医院的诊断证明、受益人（监护人）身份证复印件、户口本复印件。

2.机构申请资助的需提交：《资助申请表》、机构营业执照复印件、机构代码证书复印件、法人代表身份证复印件。

（十三）资助申请的审批流程：专项基金管委会对受益方提交的材料进行初审，审核无误后起草《资助协议》，经项目管理部审阅、法务审核后，报秘书长审批、理事长签批，盖基金会印章生效；专项基金凭《项目报告》、《资助协议》、《资助申请表》及所需提交的相关资料，向基金会提交《项目请款报告》、《公益资金审批单》等材料，报项目管理部、基金管理部审核同意后报秘书长签批，由基金管理部备案并根据批复金额、有效票据办理相关拨款手续。

（十四）项目直接运行费用包括：项目人员福利、劳务费、专家费、宣传费、差旅费、交通费、通讯费、邮电费、会议费、租赁费、折旧费、办公费、水电费、物业管理费、购买服务费等。

1.项目运作中发生的人员福利、劳务费及专家费，实行备案制度。

2.项目运作中发生的宣传广告费，应提供印刷制作合同、印刷制作样品、刊登广告的媒介资料，基金管理部凭上述资料及合法票据，经相关负责人签批后办理支付手续。

3.项目运作中发生的差旅费，工作人员出差要事先填写出差申请单，经专项基金管委会负责人签字后方可出差。差旅费开支范围：城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。出差人员可预借部分差旅费。出差返回后凭有效票据在一周内报账，并如数归还出差预借款。预借款原则：前款不清，后账不借。

4.项目运作中发生的交通费，要在报销票据中注明事由及起止地。

5.项目运作中发生的邮寄费要在合法票据后附原始清单。

6.项目运作中发生的会议费，除合法票据外，还要提供会议通知、会议议程、会议材料、会场照片、相关合同（场地使用、印刷会议资料等）、与会人员名单及签到簿、会议场所消费的原始记录等相关资料。

7.项目运作中发生的租赁费，要提供房屋租赁协议、房屋产权证复印件、出租方身份证（个人）、资质（机构）复印件、出租方账号（卡号）。基金管理部凭合法票据及上述资料办理支付手续。

（十五）在专项基金公益项目实施过程中，基金会及捐赠人有权对专项基金的使用进行检查监督，适时做出评估意见。基金会有责任、有义务检查和督促受资助方认真落实有关要求，实现捐赠者的意愿和财产的使用效益。若发现被资助方违背约定，基金会有权减少、停止或收回资助财产。依法保护捐赠者利益和基金会声誉，确保专项基金的公益性。

（十六）基金会每年度聘请具备资质的会计师事务所对专项基金进行审计，及时公布审计报告。审计费用在专项基金中列支。

四.专项基金核算办法

（十七）专项基金及公益项目全部纳入基金会统一管理，由基金管理部实行内部明细核算。

（十八）基金管理部依据基金会专项基金成立文件，设立账户，进行核算。

（十九）专项基金的业务活动成本核算按《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》及民政部印发的民发〔2009〕54号文件执行。

1.为了最大程度地将公益资金直接用于受助对象，专项基金的项目直接运行费用为扣除管理费用后当年现金捐赠总额的5-10%。具体比例由专项基金与基金会协商确定。

2.专项基金的项目直接运行费用采用总额核算法，在财务年度尚未结束时，直接运行费用已超出核算总额的，后续费用将不予报销；如财务年度结束时，尚有结余的，可结转至下一财务年度使用。

（二十）为正确核算专项基金的捐赠收入及使用情况，基金会在总分类帐下设置如下明细科目：捐赠收入、业务活动成本（捐赠成本、项目成本、筹资成本），对专项基金进行明细核算。

（二十一）非现金捐赠收入的核算：

1.捐赠方提供有关凭据(发票、报关单、协议等)的，按凭据标明的价值开具捐赠收据。如凭据上标明的金额与受赠资产公允价值相差较大的，应当以其公允价值作为入账价值。

2.捐赠人捐赠固定资产、股权、无形资产、文物文化资产，应当以具有合法资质的第三方机构的评估作为确认入账价值的依据。无法评估或经评估无法确认价格的，不计入捐赠收入，不予开具捐赠票据。可在备查簿中登记，进行表外公示。

3.受赠的食品、药品、医疗器械等，要查看物品保质期及合格证，确保物品在到达受益人时仍处于保质期内。

4.受赠资产设专人管理，受赠、捐赠均办理出入库手续。品种较多的还应附捐赠物资清单（品名、规格、种类、数量等），根据以上依据及捐赠清单，列入存货科目进行管理。

5.接受的捐赠物资不能直接用于公益目的的，要拍卖变现后用于公益目的。基金会按拍卖成交价做捐赠收入处理，并给捐赠方开具捐赠票据，同时由捐赠方按同等价格给购买方开具销售发票。

（二十二）非现金捐赠支出的核算：根据捐赠方的意向，将捐赠物资赠与受赠方。受赠方收到物资捐赠后要办理相关受赠手续，出具受赠证明，受赠证明包括：受赠物资的用途、名称、数量、规格、单价、金额，并加盖受赠单位印章、经办人签字、联系方式。根据受赠方的受赠证明，由存货转入捐赠成本。

（二十三）专项基金应严格执行基金会财务制度和审批程序，专项基金管委会工作人员福利及办公经费，按协议约定的标准执行，协议中没有约定的，与基金会协商确定后执行。

（二十四）同属于公益慈善活动、其他业务活动、管理活动、筹资活动等共同发生的支出，且不能直接归属于某一类活动的，可采用共同费用分摊的办法，将费用按照合理的方法在各项活动或各项目中进行分配，分别计入相应的会计科目和项目中。

（二十五）基金管理部在月度终了20日内（法定节假日顺延）向专项基金管委会送达专项基金收支明细核算表，并随时接受捐赠方查询。

五、报销程序

（二十五）票据的审核，专项基金财务人员要严格审核原始票据。

1.发票抬头应当填写：北京精农公益基金会。

2.按大类开具发票的（如办公用品、文具、图书、资料等）必须附清单或超市小票。

3.发票应当加盖合法发票专用章。

4.票据报销的时限，业务发生后要及时办理报销手续，原则上在当月或次月报销，最长不能超过三个月。超过时限的票据，基金会不再受理报销手续。

5.认真审核票据的合法性，数额较大的发票一定要上网查询，查询发票的真伪以及和购票单位是否一致。如与购票单位不一致应视为无效发票。

6.票面要整洁，计算要准确，《费用报销单》要粘贴整齐牢固。

7. 《费用报销单》要分类汇总填写，同一业务内容的可合并填写一张报销单，例如交通费、通讯费等。不同业务内容的要单独填写。

8. 《费用报销单》要注明业务内容，《差旅费报销单》要注明出差事由。

（二十六）审批程序，专项基金财务人员根据审核无误的原始凭证按费用类别汇总填写《费用报销单》，并将合法有效的原始票据附后。由专项基金负责人审核签字以确认其真实性、合理性；报相关项目管理部审核确认其合规性；转基金管理部审核以确认其票据的合法性以及是否在预算范围内，报秘书长签批后报销。

（二十七）报销款项的支付

1.数额较大的款项，基金管理部凭审核无误，签字齐全的《费用报销单》办理支付手续。

2.零星支出，基金管理部凭审核无误，签字齐全的《费用报销单》，定期汇入专项基金财务人员（负责人）的银行卡中。由专项基金财务人员办理支付手续。

3.预付款项，需凭供货、印刷、提供服务等协议，按协议约定的预付比例填写《支出凭单》，由专项基金负责人、项目管理部负责人、基金管理部负责人审核签字，经秘书长签批后，办理支付手续。

4.业务活动结束后，及时取得有效票据，办理决算手续，填写《费用报销单》，并注明预付款数额，经有关领导签批后，到基金管理部办理支付手续。基金管理部凭审核无误，签字齐全的《费用报销单》支付其差额部分。

5.预借款分为预借备用金和预借项目款，预借备用金可用于专项基金日常周转；预借项目款待项目结束后及时结清。借用现金时，需根据预算填写《项目专用借款单》，写明借款用途及金额，经有关领导批准后，财务人员办理支付手续。业务活动结束后及时办理还款手续，原则上前账不清，后账不借。经多次催要，在借款六个月后仍未办理还款手续的，可从工资中直接扣回。

6.为提高工作效率，采取集中报销的方式，报销时间定为每月15-20日审核报销单据，基金管理部财务人员根据审核无误，签字齐全的单据于每月21-25日办理支付手续。

六、专项基金终止

﹙二十八﹚专项基金完成使命或遇特殊情况需要终止时，须经专项基金管委会会议通过，报基金会理事会审议同意。

﹙二十九﹚由基金会和专项基金管委会依法成立专门清算小组，对该专项基金进行清算，清算结果由具有资质的审计机构进行审计并向社会公告，同时将审计结果转交捐赠方。

﹙三十﹚专项基金终止后的剩余财产，按照国家规定及捐赠人的意愿，由基金会用于与本基金宗旨相近的公益事业。

七、附则

﹙三十一﹚专项基金管委会成员均有权对基金管理、项目实施进行监督，并提出合理化建议。

﹙三十二﹚基金会专项基金的名誉和权益任何人不得侵害。

﹙三十三﹚本办法经专项基金管理委员会表决通过，并报北京精农公益基金会批准后印发后生效。

﹙三十四﹚本办法的修改权、解释权属专项基金管理委员会和北京精农公益基金会。

附件：各类表格及单据清单：

Ø 捐赠支出类：

收入通知单&确认单

项目预算表、项目采购申请及询价报告、项目请款报告

资助申请表、公益资金审批单、

Ø 项目活动支出类：

提供劳务服务确认单、劳务服务领款单、项目专用借款单

Ø 项目运行类：

项目运行费用预算表、出差申请单、差旅费报销单

Ø 其他：

共同费用分摊表